La legalización es un acto administrativo por el que se valida un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma del documento y la calidad en que ha actuado el firmante del mismo.

Cuando se "legaliza" un documento, se valida su uso en otro país. Así que, dependiendo del país en el que presente ese documento, y del país de donde provenga el mismo, debe legalizarlo según corresponda. Sólo puedes legalizar los documentos que provienen de oficinas públicas.

La legalización de un documento significa:

• Que el documento ha sido emitido por una autoridad competente y experta;
• Que la estructura del documento es la correcta;
• Que el sello y la firma del documento son correctos;

A menos que exista un instrumento legal que establezca una exención de esa obligación, todos los documentos públicos extranjeros deben ser legalizados para ser válidos en España, y todos los documentos públicos españoles deben ser legalizados para ser válidos en el extranjero.

La mayoría de los países están de acuerdo en el proceso de "legalizar" un documento específico, mientras que otros han establecido que no necesitan ninguna legalización específica para considerar "válidos" los documentos de los demás.

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Debido al creciente número de intercambios entre los países, muchos de ellos —incluida España— han firmado acuerdos para facilitar estos trámites a sus ciudadanos.

El acuerdo más destacado actualmente en vigor es el XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime el requisito de la legalización de los documentos públicos extranjeros, más conocido como Convenio de la Apostilla.

Se han adherido a este Tratado, que simplifica los procedimientos para los emisores y receptores, muchos países. El texto legal del acuerdo establece que entre los Estados miembros la legalización no es necesaria para el reconocimiento mutuo de los documentos, aunque se requiere un sello o una apostilla. Esta es la lista completa de los países que han firmado el Acuerdo.

Además, hay otros acuerdos que eximen de legalización a determinados documentos (Vienna Convey, London Convey, Athens Convey o el intercambio de notas con la URSS).

Normalmente es el Ministerio de Asuntos Exteriores de cada país el que se encarga de poner el sello de la Apostilla de La Haya en el documento.

¿Qué documentos pueden ser legalizados?

Pueden legalizarse tanto los documentos: 

• Los originales como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública;
• Las copias auténticas de un documento, publicadas por una autoridad pública;
• Las copias autenticadas por un Notario Público, previa exhibición del original;

En caso de que necesites legalizar un documento para hacerlo válido en España, y tu país no haya firmado el Convenio de La Haya, debes llevar dicho documento al Ministerio de Asuntos Exteriores del país del que procede el documento. Una vez hecho esto, debes presentarlo al Consulado Español en ese mismo país. Entonces el documento será válido para presentarlo en España.